内容証明の書き方
内容証明郵便 書き方・出し方
内容証明は字数、文字、数字、記号には決まりがあります。
内容証明郵便を書くとき、文章はこう書かないといけない、という決まりはありませんが、差出人の住所、氏名、受取人の住所、氏名は書く必要があります。文書の終わりに書くことが多いと思います。
内容証明郵便（内容証明書）の用紙に指定用紙は特にありません。
原稿用紙、コピー用紙、便箋でもかまわないのですが、手書きの場合は原稿用紙のようにマス目が印刷されている、市販のものを利用してもよいでしょう。
パソコンのワープロで作成してもよいことになっています。
書式はＢ４、Ａ４判が多く、縦書き、横書き、ワープロ、手書き、どちらでもかまいません。手書きの場合はボールペン等で消えないように字画を間違えないように書きましょう。
（１）字数・行数には決まりがあります。
縦書き・・・１行２０字以内、１枚２６行以内
横書き・・・１行２０字以内、１枚２６行以内
１行２６字以内、１枚２０行以内
１行１３字以内、１枚４０行以内
もちろん長文になれば、用紙が２枚、３枚になってもかまいません。
但し、枚数が増えると内容証明郵便料金が加算されます。
用紙が２枚以上になる場合には、ホチキスで閉じ、ページのつなぎ目に左右の用紙にまたがるように、差出人の印鑑を押します。（割り印）
差し替え防止のためですが、この印鑑は通常の認め印でけっこうです。
（２）文字・記号にも決まりがあります。
内容証明書に使える文字は、かな（ひらがな、カタカナ）、漢字、数字（アラビア数字と漢数字）の3種類だけです。
但し、英字については、例外的に氏名、会社名、商品名の固有名詞のみ使えます（ＫＤＤ、Ｄocomo,ＪＲ等）です。固有名詞以外の英字、中国語などは使用できません。数字は算用数字（０１２３）、漢数字（〇一二三）のどちらでもよいのですが、漢数字の方が一般的でしょう。
記号は％、ｍ、、＋、-、「」、。、など一般的に使われている記号以外は使用しない方がよいでしょう。
（３）内容証明に前文が必要か？
内容証明書に前文は省略してもかまいません。本文から書いた方が相手にインパクトを与えることができる場合もあります。
しかし通常の手紙とは違い、内容証明書というだけで相手は宣戦布告を受けたような気持ちになります。取引を継続したい相手なら気まずくなって、取引が打ち切られることもあります。そういうケースでは前文を入れて内容を柔らかくするとよいでしょう。
例） 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます、等。
（４）内容証明書本文の書き方
内容証明の書き方は、わかりやすく、簡潔に書きます。
内容証明書の冒頭の書き方は自由です。たとえば簡単に通知書、請求書、催告書などと書く場合が多いようですね。
内容証明郵便で出す文書は、事実関係を十分に調査、確認した上で正確に書くことが必要です。
過った事実や内容が書いてあると、将来裁判まで進んでしまったときに、主張や請求の根拠について疑いをもたれることもありますから、法的ポイントをしっかり押さえて書くことが重要になります。
また、本文に内容と関係のないことが書いてあったり、あいまいな表現がなされていたりすると、相手方に揚げ足を取られて、こちらが不利になる場合もありますから注意が必要です。
言い逃れできないように、冷静に順序立てて書き、相手があなたの要求を呑まざるを得ない書き方がベストです。そして相手に今後どうするのかの対応、電話や返事を書かせることがポイントです。
相手の出方をみて、もう一度、内容証明郵便を送るのか、少額訴訟、支払督促、民事裁判に持ち込むのか、あなたは次の手を打つことができます。
| さて、内容証明郵便を郵便局へ出しに行きましょう！ |
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内容証明郵便は、郵便物の集配業務をとり扱う集配郵便局と地方郵便局長が特に指定した一部の無集配郵便局でしか扱っていません。
ですから、あなたが住んでいるまちの郵便局ではなくても、取り扱っている郵便局であればどこからでも出すことができます。念のため、自分が利用しようとしている郵便局が内容証明通便を取り扱っているかどうかや、窓口の営業時間を電話などで確認しておきましょう。
郵便局へ持っていく場合、必ず本人でなければならないわけではなく、代わりの人でもかまいません。但し、本人の印鑑（三文判で可）が必要になる場合もありますので、行ってもらう場合には、印鑑を預けてください。
１．郵便局で出すとき・・・
１）内容文書（受取人に送付するもの）
２）謄本二通（本文のコピー）
３）差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒
を提出し、「これを内容証明郵便にしてください」と申し出ます。
ここで、内容証明郵便を配達証明付にしておけば間違いがありません。
内容証明を発信した事実とその内容、さらに相手に配達されたことも、郵便局で証明してもらえることになります。
２．郵便局では・・・
・送付用の文書と謄本とを対照し、その内容が一致しているかを確認し、
・謄本が字数、行数、字句等に関する法の規制に合致しているかを確認し、
・送付用文書と謄本の差出年月日を確認し、
・謄本と封筒の差出人、受取人の住所氏名が一致しているかを確認します。
その後、確かに受け付けました、という内容の証明文と日付の明記されたスタンプが押されます。あなたは内容証明郵便を封筒に入れて再び窓口に提出します。
そして、引き替えに受領証と控え用の文書が交付されます。後々の証明になりますから大切に保管してください。
このとき文字や記号の訂正を求められたり、契印もれを指摘されたりすることが、割合多いようですので、先にも言いましたように、印鑑が必要になるときがありますから、たとえ窓口に行くのがあなた自身でも、忘れずに印鑑を持参しましょう。
※ 自分で出すのは面倒、ちょっと自信がない。法的根拠のある文書にしたい、法務事務所名入りの内容証明にしたほうが効果がありそうだ。・・
とお考えの方は、お気軽に相談ください！
